5 Recursos Gratis para PyMEs y Emprendedores, que simplifican el día a día.

Cada minuto que pasamos en este planeta  es único e irrepetible, por lo que no parece descabellado buscar herramientas que optimicen este bien irreemplazable y mejoren nuestra productividad y calidad de vida. Además, si tenemos una PyME o estamos comenzando un emprendimiento, nuestro presupuesto suele estar limitado y destinado casi en exclusivo a las tareas esenciales de nuestro negocio.

El objetivo de este post es muy pragmático. Una selección de algunos de los mejores recursos gratuitos en línea, que he probado, para ahorrar tiempo y simplificar tu día de trabajo.

1- Gestión de Proyectos Colaborativos.

Trello es una de las aplicaciones de gestión de proyectos online. Como software de colaboración, permite a los miembros  discutir un proyecto en tiempo real. su actualización en línea se realiza a través de la asignación de tareas, registro de actividad y notificaciones por correo electrónico (personalizado para cada tarea).  Los miembros pueden ser fácilmente añadidos a un tablero en el que son libres de votar sobre las ideas contenidas en cada una de las tarjetas.

Trello utiliza el concepto de tablas (que corresponden a los proyectos) y dentro de cada una se encuentran  tarjetas (que representan las tareas). Las tarjetas contienen listas que pueden ser utilizados para rastrear el progreso de un proyecto o simplemente para categorizarlos.

Existen varias herramientas freemium como esta en el mercado, pero en cuanto a funcionalidad, cantidad de colaboradores, proyectos y usabilidad, es una de las más completas, y en lo personal, muy cómoda de utilizar.

Alguno de sus principales beneficios son:

1. Facilidad de uso, funcionalidad de arrastrar y soltar es servicial y la interfaz permite la edición en línea.
2. Orden y organización para cualquier proyecto o tarea. Además puedes seguir el progreso de un proyecto, asignar categorías, y hacer una valoración de los colaboradores.
3. Las listas pueden ser totalmente personalizadas.
4. Colaboración en tiempo real. Miembros quedan informados de las últimas novedades en un proyecto y los cambios realizados aparecen instantáneamente en pantalla.
5. notificaciones instantáneas alertar a los usuarios cuando las nuevas tareas se han asignado o cuando se hicieron cambios y los cambios en el proyecto.
6. Trello está disponible como aplicación en iPhone y Android, permitiendo un fácil acceso desde cualquier sitio. Además, es compatible con la mayoría de los navegadores.

El alta del servicio básico es gratuito aunque no difiere tanto del Trello Gold, en donde por 5€ al mes podrás adjuntar archivos de 250MB, obtener pegatinas adicionales y alternativas de backgrounds.

2- Control de Horas de Trabajos y Proyectos.

Si tu negocio depende de la gestión de tiempos y facturación por horas trabajadas sobre proyectos, esta completa herramienta  te ayudará a mejorar tu productividad.

TrackingTime es una aplicación de seguimiento del tiempo basada en la web que ayuda a las empresas y emprendedores a colaborar de manera eficiente, gestionar sus proyectos, horas de trabajo, y controlar y evaluar la productividad.

El software cuenta con un simple administrador de tareas con un seguimiento en tiempo real de las horas de trabajo, al tiempo que ayuda a organizar los clientes, proyectos y tareas. Se puede ver hasta a la fecha de trabajo que se lleva a cabo por miembros del equipo incluyendo sus comentarios y notificaciones. La aplicación reemplaza la necesidad de la creación de partes de horas trabajadas.

Sus beneficios:

1. Tomar mejores decisiones basadas en la tabla de tiempos detallados con estadísticas precisas sobre el tiempo y logros del equipo.
2. Crea una mayor transparencia en la cumplimentación de proyectos, facilita el presupuesto por cada proyecto y cliente con informes descargables, y mejora los pronósticos y estimaciones de tiempo.
3. Permite administrar clientes, proyectos y equipos, a la vez que monitoriza la actividad de los empleados o el equipo.
4. Su plataforma es multidispositivo, cuanta con apps para IOs y Android y además posee una extensión para Google Chrome que permite agilizar el proceso de generación de informes mientras se está trabajando.

TrackingTime es un software freemium que ofrece todas sus características gratuitamente sin vencimiento o límites, de instalación.

3- CRM, Gestión Comercial.

Existen muchas alternativas CRM (Customer Relationship Management)  fremium y open souce en el mercado para quienes están comenzando, o quieren probar  un CRM, o para las empresas que no utilizan sus sistemas de CRM existentes a su máximo potencial. En posteriores post analizaremos en profundidad estas alternativas, pero para esta selección, lo que he tenido en cuenta es la usabilidad  y las características en prestaciones tales como cantidad de contactos y usuarios, almacenamiento, coste y soporte.

Hubspot CRM  es una gran alternativa sencilla y gratuita. Está diseñada para ser una plataforma que permite a los equipos de ventas a comenzar rápidamente sin perder tiempo en capacitaciones ya que la plataforma es muy intuitiva.

Es una solución ideal CRM para empresas que todavía están empezando. Hubspot CRM es una opción inteligente y sencilla,  que cumple con las características básicas de un CRM.

Principales ventajas:

1. Incluye todos las alternativas donde se desarolla el proceso de venta moderna; web site, correo electrónico, llamadas telefónicas, social media y más.
2. Se integra rápidamente en su proceso comercial y no al revés. El equipo comercial puede comenzar a utilizar la herramienta rápidamente sin necesidad de gastar un tiempo valioso en familiarizarse con la herramienta, lo cual le permite estar enfocado en la venta.
3. Posee soporte en línea, telefónico y por sistema de tickets.
4. Tiene una app mobile Sidekick para gestionar e-mails de fácil integración con el CRM.

Hubspot CRM es totalmente gratuita, aunque de momento no tiene desarrollo de app para móvil  de esta solución (si es responsive), pero si tiene una app para los servicios de marketing de Hubspot. Esperemos que el desarrollo de la app mobile para CRM no tarde demasiado.

4- Cuadro de Mando Integral CMI.

El presupuesto habitual de una PyMe o emprendedor suele estar limitado y concentrado en la operativa del negocio. Por este motivo, el proceso de toma de decisiones es urgente e inmediato y está sustentado por la habilidad y experiencia del responsable máximo y no tanto por un análisis exhaustivo de los indicadores clave de rendimiento .

El CMI o Balance Score Card (BSC) es una herramienta que nos permite visualizar, de una forma ordenada y sencilla la información de nuestro negocio y nos permite detectar las desviaciones del plan estratégico y expresar los objetivos e iniciativas necesarios para reconducir la situación.

Existen muchas herramientas gratuitas online y de pago, e incluso puedes desarrollar tu mismo en excel. En este enlace Modelo de Cuadro de Mando Integral, podrás descargar una plantilla completa y funcional desarrollada en base a las principales perspectivas de análisis; Financiera, Clientes, Procesos y Recursos Humanos.

Principales ventajas de un CMI:

1. Proporciona una gestión con una visión global de las operaciones de negocio.
2. facilita la comunicación y el entendimiento de los objetivos y estrategias de negocio en todos los niveles de una organización.
3. Proporciona resultados utilizables, es decir, transforma la estrategia en acción. Proporciona información estratégica y aprendizaje.
4. Ventaja Competitiva Única: Márgenes de tiempo reducidos, mejora la toma de decisiones y soluciones, y mejora los procesos.

Si bien no es una herramienta novedosa (presentada por Robert Kaplan y David Norton en 1992) existen muchas PyMEs (y me refiero a realmente muchas…) que todavía desconocen sus beneficios.

5- Recordatorio de Llamadas y Tareas Rápidas.

Por último, una aplicación sencilla para aquellos que tengáis un móvil Android, ya que iPhone tiene algo similar por defecto.  COL Reminder  vincula las llamadas pendientes con la lista de contactos del móvil para llamadas perdidas o programadas. De esta forma, cuando debes realizar varias llamada importantes y no logras comunicarte, la aplicación te permite al colgar, grabar un recordatorio rápido para que puedas continuar con otras tareas. También puedes configurarlo rápidamente para reponer el ticket del parking u otras tareas.

Espero alguna de estas herramientas te sean de utilidad para gestionar tus proyectos y aumentar tu productividad.

Si conoces alguna otra herramienta que puedas aportar a la causa, compártela dejando un comentario. 😉

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